Timemanagement-tips: prioriteiten, plannen en persoonlijke organisatie

Plannen

• Leeft u 'in de waan van de dag', neem dan de touwtjes weer in eigen hand door dagplanning
• Vergroot uw concentratie door focus op uw doel
• Houd uw persoonlijke doelen geheim
• Maak elke dag een dagplan
• Plan concentratie-uren
• E-mail maximaal twee maal per dag op vaste tijden
• Begin met de belangrijkste taak
• Stel voor meer balans aparte doelen op voor werk, relaties en uzelf
• Plan uw werkzaamheden en stel prioriteiten
• Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af
• Stel geen belangrijke, onaangename taken uit. Dat vermindert uw creativiteit en prestatievermogen
• Werk aan één taak tegelijk en zorg voor een overzicht van de andere taken
• Pauzeer voldoende
• Delegeer routinematige en eenvoudige klussen

Interrupties

• Plan tijd in voor storingen.
• Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo'n taak in hapklare brokken.
• Zeg niet meteen ja als iemand uw hulp vraagt.
• Sluit bij een belangrijke taak de deur van uw kantoor. En geef aan dat u een bepaald uur die dag wel te spreken bent.

Papier

• Selecteer uw post meteen. Wat u niet deze week behandelt, kan weg. 85% van uw archief bekijkt u nooit meer.

Telefoon

• Maak belafspraken per e-mail als uw contactpersoon telefonisch moeilijk bereikbaar is
• Zet uw mobiele en vaste telefoon tijdens grote taken uit
• Met het opnemen van uw gsm tijdens een gesprek, zegt u eigenlijk dat de ander minder belangrijk is
• U verliest per interruptie (telefoon of e-mail popup) zeven minuten om weer in uw concentratie te komen

Vergaderen

• Beperk het aantal vergaderingen.
• Zet uw mobiele telefoon tijdens vergaderingen uit, ook uw sms en e-mail op uw smartphone
• Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch.
• Stel een eindtijd vast.
• Maak vooraf agendapunten.
• Formuleer een duidelijk doel.
• Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan!
• Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering.

Persoonlijke organisatie

• Zorg voor een georganiseerd bureau. Alleen de activiteit waarop u dat moment aan werkt, ligt in het zicht. Op deze manier is er overzicht en leidt niets u af. Uw bureau is een reflectie van wat er in uw hoofd afspeelt.
• Koop mappen met het alfabet en nummers en maak een map voor onderhanden werk. Maak verder mappen naar behoeften. Op deze manier kunt u snel alles terugvinden.
• Zorg dat u uw persoonlijke archief organiseert. U heeft zo minder tijd nodig voor het zoeken en het archiveren gaat veel sneller.