Timemanagementtips van Tijdrevolutie

Plannen

• Plan uw werkzaamheden en stel prioriteiten.
• Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af.
• Stel geen belangrijke, onaangename taken uit. Dat vermindert uw creativiteit en prestatievermogen.
• Werk aan één taak tegelijk en zorg voor een overzicht van de andere taken.
• Pauzeer voldoende.
• Delegeer routinematige en eenvoudige klussen.
• Plan tijd in voor storingen.
• Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo'n taak in hapklare brokken.
• Wees star in uw doel, maar flexibel in uw strategie.
• Wensen zijn voorgevoelens van wat mogelijk is.
• Volg een timemanagementtraining.

Interrupties

• Zeg niet meteen ja als iemand uw hulp vraagt.
• Sluit bij een belangrijke klus de deur van uw kantoor. En geef aan dat u een bepaald uur die dag wel te spreken bent.

Papier

• Verminder uw hoeveelheid papier
• Maak geen lange nota's.
• Selecteer uw post meteen. Wat u niet deze week behandelt, kan meteen weg. 85% van uw archief bekijkt u nooit meer.
• Maak de inkomende stroom van informatie zo klein mogelijk. Laat u van allerlei onnodige verzendlijsten verwijderen.
• Ga op een cursus snellezen.
• Gebruik conceptmappen voor het onthouden en overbrengen van informatie.

Telefoon en e-mail

• Beperk ad hoc telefoontjes en e-mailberichten.
• Plan vaste telefoontijden.
• Zet uw mobiele en vaste telefoon tijdens grote klussen uit.
• Houd telefoongesprekken kort.
• De telefoon is niet dringend en ook op iedere nieuwe e-mail hoeft u niet onmiddellijk te reageren.
• Handel telefoontjes en e-mailberichten achter elkaar af.
• Stuur geen CC's of BCC's naar iedereen van elke e-mail.

Vergaderen

• Beperk het aantal vergaderingen.
• Zet uw mobiele telefoon tijdens vergaderingen uit.
• Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch.
• Stel een eindtijd vast.
• Maak vooraf agendapunten.
• Formuleer een duidelijk doel.
• Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan!
• Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering.

Persoonlijke organisatie

• Organiseer uw bureau en uw hoofd.
• Zorg voor een leeg bureau. Alleen de activiteit waarop u dat moment aan werkt, ligt in het zicht. Op deze manier is er overzicht en leidt niets u af..
• Koop mappen met het alfabet en nummers en maak een map voor onderhanden werk. Maak verder mappen naar behoeften. Op deze manier kunt u snel alles terugvinden.
• Zorg dat u uw persoonlijke archief organiseert.
• U heeft zo minder tijd nodig voor het zoeken en het archiveren gaat veel sneller.