Timemanagement tips

Plannen

  • Plan uw werkzaamheden en stel prioriteiten.
  • Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af.
  • Stel geen belangrijke, onaangename taken uit. Dat vermindert uw creativiteit en prestatievermogen.
  • Werk aan één taak tegelijk en zorg voor een overzicht van de andere taken.
  • Pauzeer voldoende.
  • Delegeer routinematige en eenvoudige klussen.
  • Plan tijd in voor storingen.
  • Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo'n taak in hapklare brokken.
  • Wees star in uw doel, maar flexibel in uw strategie.
  • Volg een timemanagementtraining.

Interrupties

  • Zeg niet meteen ja als iemand uw hulp vraagt.
  • Sluit bij een belangrijke klus de deur van uw kantoor. En geef aan dat u een bepaald uur die dag wel te spreken bent.

Papier

  • Selecteer uw post meteen. Wat u niet deze week behandelt, kan meteen weg. 85% van uw archief bekijkt u nooit meer.
  • Maak de inkomende stroom van informatie zo klein mogelijk. Laat u van allerlei onnodige verzendlijsten verwijderen of bouw e-mail filters.
  • Ga op een cursus snellezen.
  • Gebruik mindmappen voor het onthouden en overbrengen van informatie zoals notulen.

Telefoon en e-mail

  • Beperk ad hoc telefoontjes en e-mailberichten door alleen op vaste tijden uw e-mail te lezen.
  • Maak belafspraken per e-mail als u iemand met aandacht wilt spreken.
  • Zet uw mobiele en vaste telefoon tijdens grote klussen uit.
  • Met het opnemen van uw GSM tijdens een gesprek, zegt u eigenlijk dat de ander minder belangrijk is.
  • U verliest per interruptie (telefoon of mail pop up) zeven minuten om weer in uw concentratie te komen.

Vergaderen

  • Beperk het aantal vergaderingen.
  • Zet uw mobiele telefoon tijdens vergaderingen uit.
  • Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch.
  • Stel een eindtijd vast.
  • Maak vooraf agendapunten.
  • Formuleer een duidelijk doel.
  • Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan!
  • Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering.

Persoonlijke organisatie

  • Zorg voor een georganiseerd bureau. Alleen de activiteit waarop u dat moment aan werkt, ligt in het zicht. Op deze manier is er overzicht en leidt niets u af. Uw bureau is een reflectie van wat er in uw hoofd afspeelt.
  • Koop mappen met het alfabet en nummers en maak een map voor onderhanden werk. Maak verder mappen naar behoeften. Op deze manier kunt u snel alles terugvinden.
  • Zorg dat u uw persoonlijke archief organiseert. U heeft zo minder tijd nodig voor het zoeken en het archiveren gaat veel sneller.