"Een doel is een droom met een deadline"
Napoleon Hill


Even tijd voor cursus tijdbeheer

Terug naar Publicaties

In minder tijd meer werk doen. Vijf cursisten van drie docenten schetsen de voordelen van tijdmanagement.
'De tijd glijdt niet langer als zand door m'n vingers'.

Tienduizend oude mailtjes telde de mailbox van Henk Korevaar. Zijn probleem was weliswaar kleiner dan dat van Microsoftbaas Bill Gates, die dagelijks vier miljoen mailtjes ontvangt, maar veel tijd vrat het wel, vertelt Korevaar: 'Ik werd geleefd door m'n e-mail. Op een gegeven moment weet je niet meer wat je nog moet afhandelen en wat je al hebt gedaan. Om maar te zwijgen over de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan het zoeken van precies dat ene mailtje van die ene klant die hoognodig moet worden gebeld.
De e-berg is aanzienlijk geslonken sinds Korevaar en zeven collega's van zijn adviesbureau F-fectis een cursus tijdmanagement volgden. Zijn mailbox is teruggebracht tot hooguit tien berichten. Hij heeft geleerd nieuwe mail maar twee keer per dag af te handelen. 'Als ik een mailtje binnen twee minuten kan beantwoorden, doe ik het direct. Als het meer werk vergt, versleep ik het mailtje naar de map 'Actie'. En als ik rustig op de reactie van anderen kan wachten, dan gaat het direct in het mapje "Wachten op"'.
Al na enkele weken is het voor Korevaar een simpel 1-2-3-tje. 'Dossiers blijven geen open lussen. Ik beslis direct wat ik moet doen. Ik benoem werk niet langer in containerbegrippen als 'regelen' maar concrete activiteiten als 'Jan bellen'. En ik werk in blokken van circa vijftig minuten. Het scheelt me enorm veel tijd. Ook geeft het rust in m'n hoofd. Ik heb niet langer aan het einde van een drukke dag het ongemakkelijke gevoel dat allerlei werk is blijven liggen.
Tijdmanagement is op het moment opvallend populair. Na de reorganisaties in economisch magere tijden moeten minder mensen meer werk doen. Ook zijn velen nog steeds op zoek naar de juiste balans tussen werk en privéleven. Bovendien zijn tijdmanagement-cursussen relatief goedkoop. De docenten spelen slim in op de trend dat cursisten zelden langer dan een dag in een leslokaaltje op de hei mogen verblijven en geven vooral ook coaching op de werkplek.
De populairste tijdcursus betreft het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP). De PEP-lessen zijn wereldwijd door een half miljoen cursisten gevolgd en worden in Nederland door circa veertig licentiehouders gegeven. Ook de spoorwegbeheerders Rob Dirven, Fedor ten Harve en Daan Verbaan van ProRail zijn enthousiast aan het 'peppen'. 'Ik denk dat ik 20 procent tijd heb gewonnen', zegt Dirven. De ingenieur gaat nu overigens niet dagelijks anderhalf uur eerder naar huis. 'Het grootste voordeel is dat ik voor mezelf rust heb kunnen creëren. Ik kan nu een uur ongestoord de samenvatting van een belangrijk rapport lezen. Dat kon ik vroeger niet'.
Zijn twee collega's zijn vooral te spreken over de eenvoudige tips die ze hebben gekregen. Verbaan: 'De kern van het verhaal is dat je veel post en telefoontjes direct moet afhandelen, belangrijke activiteiten goed moet plannen en je spullen slim moet archiveren'. Ten Harve: 'Je kunt bijvoorbeeld in het mailprogramma Outlook met je muis e-mailtjes naar je agenda slepen. Dat soort simpele trucs geven me een beter overzicht van mijn werk'.
De grootste effecten van een beter tijdmanagement ondervindt ondernemer Henk-Jan van Essen. Vreemd is dat niet. Tot een half jaar geleden werkte hij 75 uur per week. Het zijn er nu zestig. Ik heb vijftien uur gewonnen. De omslag kwam toen ze thuis vroegen of ik misschien meer tijd aan ze zou gaan besteden als ik ook de vrije uren thuis kon factureren. Het was eigenlijk te zot voor woorden. Ik ben vanochtend wezen zwemmen met mijn zoon. Echt fantastisch!
Hij leerde prioriteiten te stellen en zijn werk te plannen. Tot zijn verbazing houdt hij meer tijd over voor onverwachte zaken. 'Mijn angst was dat tijdmanagement mij zou maken tot een robot wiens dag van minuut tot minuut staat ingepland.' Het tegendeel blijkt waar. 'Als nu iemand me belt met een leuk voorstel, dan kan ik daar desgewenst direct tijd voor vrijmaken omdat ik dankzij mijn planning precies weet welk werk ik daardoor naar een ander moment moet doorschuiven.'
Van Essen voelt zich minder gestresst: 'De tijd glijdt niet langer als zand door m'n vingers.' Met enige schroom vertelt hij dat hij zelfs twee keer per dag een korte adempauze houdt: 'Dan zet ik m'n voeten op de grond en concentreer ik me op m'n ademhaling. Vijf minuten blijken genoeg om even helemaal tot rust te komen. Ik doe nu meer, terwijl ik minder hoef te rennen en te jagen.'


Beslissen, plannen en direct doen

Beslis direct
Denise Hulst van Hulst Werkplekorganisatie traint onder meer medewerkers van ProRail, Texaco en de gemeente Utrecht: 'Doe het nu! Zo luidt onze belangrijkste tip, maar eigenlijk bedoelen we: Beslis direct.' 'Vooral e-mail is een grote tijdverslinder. Mailtjes worden zes of zeven keer geopend voordat mensen beslissen wat ze er mee moeten. Kun je het binnen twee minuten afhandelen? Doe het dan direct. Kost het meer tijd? Plan dan je actie. Heeft het geen prioriteit? Plaats het in een goed digitaal archief of gooi het weg.' 'Zulke snelle beslissingen voorkomen dat je hoofd volloopt met allerlei losse flarden. Als je meteen beslist, kun je je in alle rust concentreren op het werk dat je werkelijk moet doen'.

Plan de dag
René Hogenes van Tijdrevolutie traint onder meer medewerkers van TPG Post, Columbia Pictures en de gemeente Amersfoort. 'Maak iedere ochtend een korte planning van de dag. Wat mij iedere keer weer opvalt is hoeveel mensen zich laten regeren door de KPN en Microsoft Ontlook. Telefoontjes en mailtjes krijgen de hoogste prioriteit, terwijl ze dat zelden hebben. Als je iedere dag minstens drie uur plant voor activiteit met de hoogste prioriteit en als je telefoontjes en mailtjes op vaste tijden afhandelt, bespaar je al enorm veel tijd'. 'Opvallend genoeg maakt zo'n strenge planning mensen veel flexibeler. Als dan gedurende de dag een belangrijke spoedklus langskomt, kun je direct aan de slag omdat je precies weet welk ander werk kan worden doorgeschoven.'

Onderneem actie Gerald Essers van SRS Consulting traint onder meer medewerkers van Heineken, ABP en het Kadaster: 'Maak geen overzicht van problemen, maar onderneem fysieke acties. Als je bijvoorbeeld de auto een kleine beurt moet hebben, hebben veel mensen de neiging rond te lopen met de gedachte dat de auto een kleine beurt moet hebben. Het is veel slimmer zo'n probleem direct te vertalen in een concrete actie door de garage te bellen voor een afspraak. Dan blijft het niet langer rondspoken in je hoofd. Als je kleine problemen consequent vertaalt in concrete acties, ben je af van veel open lussen in je hoofd. Ik vergelijk ons werkgeheugen graag met dat van een computer. Je loopt vast als je niet regelmatig zaken wegschrijft naar de vaste schijf'.



Door Ron van Gelderen
BRON: De Volkskrant dinsdag 7 december 2004 (Werk & Leven)







cursus geheugentraining - cursus snellezen - cursus speedreading - cursus time management - cursus timemanagement
- snel leren - snel lezen - sneller lezen - snelleren - snellezen - snellezer - speed reading
speedreading - tijdmanagement - time management - timemanagement - training snellezen
training speedreading - training time management - training timemanagement |